۵ تکنیک ساده و کاربردی در مدیریت زمان

تا به حال به این فکر کرده‌اید که اگر از چهار سال گذشته روزی فقط یک لغت انگلیسی یاد گرفته بودید (چیزی در حدود ۵ دقیقه) الان نزدیک به ۱۵۰۰ واژه بلد بودید؟ یا اگر روزی ۲۰ دقیقه کتاب خوانده بودید، چیزی در حدود ۵۰۰ ساعت مطالعه کرده بودید؟

همانطور که می‌بینیم زمان‌های هر چند کوتاه می‌توانند تاثیر بسیار زیادی در مقیاس بزرگ داشته باشند. همانطور که در بالا ذکر شد شما بعد از ۴ سال به راحتی قادر خواهید بود که به زبان انگلیسی مسلط شوید یا اینکه تنها با ۲۰ دقیقه مطالعه روزانه در یک حوزه تخصصی بعد از ۴ سال به یک متخصص در آن حوزه تبدیل می‌شوید. همچنین مدیریت زمان از جنبه‌های اعتقادی، اجتماعی و فرهنگی نیز قابل بررسی است.

از نگاه اعتقادی زمان در اکثر ادیان الهی به عنوان یکی از بزرگترین نعمت‌های خدادادی مطرح هست و بنابراین انسان نسبت به آن مسئول است. به عنوان مثال از نگاه دین مبین اسلام اولین سوال آخرت از هر انسانی این است که « عمر خود را چگونه گذراندی؟»

از جنبه اجتماعی نیز انسان جهت برقراری تمامی تعاملات اجتماعی خود به زمان نیازمند و محدود است. بنابراین از جنبه اجتماعی نیز انسان باید بتواند زمان خود را به درستی مدیریت کند تا بتواند به تمامی تعاملات اجتماعی خود رسیدگی کند.

با آگاهی از تمامی این اهمیت‌ها در ادامه پنج نکته کلیدی در مدیریت زمان را با هم خواهیم دید:

۵- لیست کارهای روزانه خود را تهیه کنید

همه ما روزانه کارهای زیادی در دستور کار خود داریم و به خاطر سپردن همه این کارها از توانایی ما خارج است پس برای برقراری هر نظمی در کارهایمان استفاده از لیست ضروری است. برای تهیه لیست کارهای خود میتوانید از ابزارهای مختلفی استفاده کنید. یک دفترچه یادداشت کوچک، یک تقویم، نرم افزارهای نت برداری در تلفن‌همراه و… از جمله این ابزارها هستند.

شک نکنید تمامی افراد موفق در جهان از لیست برای مدیریت کارهایشان استفاده می‌کنند، برایان تریسی از مدرسان حوزه مدیریت زمان بر این عقیده است که : «اگر شما لیستی ندارید بدون شک پول زیادی هم به دست نمی‌آورید»

نقل قول: افراد معمولی به فکر این هستند که چطور وقتشان را بگذرانند. افراد حرفه‌ای به فکر این هستند که چطور از وقتشان استفاده کنند.

۴- دزدهای زمان را شناسایی کنید

همه ما با مشکلاتی روبرو هستیم که به نوعی تکرار شونده بوده و مدام وقت ما را تلف می‌کنند. از مهمترین دزدهای وقت میتوان به بی برنامگی، خواب زیاد، عدم توانایی در نه گفتن و … اشاره کرد.

۳- جدول برنامه‌های اصلی خود را طراحی کنید

فعالیت‌های روزانه ما به چند دسته کلی تقسیم می‌شود. این تقسیم‌بندی با توجه به نوع کار فرد و استفاده او از زمان متفاوت است. در بیشتر موارد برنامه‌های اصلی همه ما شامل تفکر، مطالعه، کار، تفریح، خانواده، ورزش و عبادت است. مشخص کردن این فعالیت‌ها و زمان اختصاصی هر یک در طول روز به نظم بیشتر کارها و در نتیجه استفاده موثر از زمان کمک بسیاری خواهد کرد.

۲- برنامه‌های روز آتی خود را در شب قبل تنظیم نمایید

شبها و قبل از خوابیدن در حدود ۱۰ دقیقه می‌توان تمامی برنامه‌های روز آتی را با استفاده از ابزارهایی که بالاتر توضیح داده شد، به صورت لیست درآورد. این لیست می تواند یک لیست مرتب و دارای توالی انجام و یا سرفصل کلی کارهای روز آتی باشد.

۱- زمان‌های مرده خود را دریابید

همه ما روزانه بخش زیادی از زمان خود را در حمل و نقل عمومی (اتوبوس، مترو،تاکسی و …) و در رفت و آمد به محل کار، تحصیل و … می گذرانیم. این زمان‌ها گاها از چند دقیقه تا چندین ساعت را شامل می‌شود. پس این حجم از زمان نیازمند برنامه ریزی مناسب جهت استفاده بهینه است. مطالعه کتاب، گوش دادن به سخنرانی‌های افراد مختلف، برقراری جلسات در حرکت، تنظیم ساعت خواب روزانه و … از راههای بهره‌وری موثر از این زمان‌های مرده است.

در مقاله ۵ راه مدیریت زمان با انواع دزدهای وقت و ابزارهای مختلف جهت برنامه ریزی و مدیریت زمان بیشتر آشنا خواهید شید. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید این مقاله مفید را مطالعه نمایید.